Какое учреждение можно назвать «памятью города»? Конечно же, это его архив, где хранятся всевозможные документы, в том числе и исторически значимые. Сегодня мы поговорили с директором МБУ «Архив муниципального образования «Котлас» Ириной МИТЯНИНОЙ. На повестке дня – как сотрудники архива взаимодействуют с органами местного самоуправления, чем котласское документохранилище отличается от других архивов в регионе, с какими организациями сотрудничают архивисты и многое другое.

- Ирина Анатольевна, городской архив – это отдельная организация или отдел при администрации?
- Наша территория уникальна тем, что здесь работает два архива: Котласа и Котласского района. Согласно Федеральному закону № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления» оба наших МО исполняют полномочия по созданию и содержанию архивов. Вообще, федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» дает главам муниципальных образований свободу выбора касательно того, как должен функционировать муниципальный архив – как отдел в структуре органов местного самоуправления или как самостоятельное юридическое лицо. В Российской Федерации, и Архангельская область не исключение, практика такова, что архивы являются структурными подразделениями администрации муниципалитета. Мы до 2012 года также входили в структуру администрации в качестве архивного отдела, затем нас выделили в отдельное юридическое лицо, мы получили собственное помещение. В Архангельской области три архива функционируют вне структуры администрации. Из них два являются бюджетными учреждениями, наш и Приморский, и один входит в состав казенного учреждения, это архив Котласского района, он является отделом муниципального казенного учреждения «Архивно-административная часть». Все остальные документохранилища области являются структурными подразделениями местных администраций.
- Осложняет ли этот факт сотрудничество с коллегами в области?
- Это можно назвать минусом, потому что когда нет единого требования к юридическому статусу организации, это сказывается на работе. Соответственно, взаимодействие с другими государственными органами строится немного по-разному. Например, архивные отделы в администрации обязаны оказывать услуги многофункциональным центрам в рамках договора; у нас такого нет. Да, мы предоставляем информацию, но по запросу и в установленные для этого сроки. Мы не обязаны в авральном режиме давать ответы тому же МФЦ.
- Структурное подразделение или юридическое лицо – что лучше?
- В статусе самостоятельного юридического лица есть и свои плюсы, и свои минусы. Но отрицательных моментов все же больше. К примеру, мы давно хотим перейти на электронный документооборот и ведем работу в данном направлении. Сотрудникам структурных подразделений при администрациях проще: они уже работают в таком режиме, а нам надо дополнительное финансирование, чтобы приобрести программу, обеспечивающую защиту передаваемых данных. Еще один минус – если архивисты при администрации занимаются только работой с документами, не заботясь о хозяйственных вопросах, то у нас на трех специалистов документохранилища - директор, главбух, рабочий по обслуживанию здания, уборщик, раньше еще был дворник. При этом три специалиста – это очень мало. Но когда мы обращаемся с просьбой увеличить штат архивных работников, нам отвечают, что условия в котласском архиве и так намного лучше, чем в других архивах области. На такие заявления я всегда парирую – да, у нас хорошо, но нужно сделать еще лучше. Это же главная задача руководителя – сделать работу максимально комфортной для сотрудников, а получение услуг гражданами – максимально оперативным. К тому же, работа с документами весьма специфична. Хоть мы и обеспыливаем документы, но попробуйте полистать бумаги, которые лежали где-то хотя бы год – вы все равно наглотаетесь пыли.
- С какими организациями вы сотрудничаете?
- Во-первых, мы тесно сотрудничаем с Пенсионным фондом. Основная масса запросов поступает именно оттуда. На две тысячи запросов в год наши сотрудники дают информацию о заработной плате, стаже и т.д.
Во-вторых, уже третий год котласский архив плодотворно сотрудничает с электромеханическим техникумом, где есть специальность «Документационное обеспечение и архивоведение». С 1 сентября один день в неделю мы обязательно даем практические занятия будущим делопроизводителям-архивистам. Они проходят у нас производственную и преддипломную практику. Также студенты очень помогают нам в работе. Особенно их помощь нужна сейчас, когда в прошлом году у нас произошло серьезное потрясение.
- Что же случилось?
- В 2018 году вышел регламент регистрации граждан РФ, согласно которому регистрацией с 1 июля 2018 года должны заниматься отделы или управления миграции Министерства внутренних дел РФ. Раньше услуги по регистрации оказывали паспортные столы.
С июля 2018 года в «Информационно-расчетном центре» закрыли паспортный стол, и ИРЦ потерял право фиксировать сведения о прописке граждан, таким образом картотека стала архивом – никакие сведения в данную картотеку вносить уже нельзя. Распоряжением главы МО «Котлас» весь этот массив документов был обязан принять котласский городской архив до 31 декабря. Однако никто не поинтересовался, сколько потребуется времени, чтобы упорядочить и принять документы.
- Возникли сложности?
- Казалось бы, в паспортном столе все должно быть разложено в строгом порядке, по алфавиту. Однако сейчас у нас очень большая проблема с этими документами: оказалось, что в паспортном столе ИРЦ не было единообразия в ведении картотеки, и каждый из паспортистов формировал ее так, как было удобно ему. К тому же картотека по гражданам, так называемые карточки прописки, не имеет алфавитного порядка. Попробуйте в таких условиях из тысяч карточек найти нужную! При транспортировке часть картотеки уронили в снег, документы были испорчены. Но ведь нельзя же просто прийти и отдать бумаги в архив! Все документы должны быть подшиты, обработаны, структурированы, к ним должны быть составлены описи. И это не мое личное желание, так установлено и законом, и специальными правилами, которые распространяются на все организации без исключения. Руководитель ИРЦ исполнения данных требований не обеспечил. А вся комичность ситуации состоит в том, что документы паспортного стола мы до сих пор официально не приняли на хранение, они не поставлены на государственный учет в установленном порядке. Практиканты из КЭМТ помогали нам разбирать картотеку, но пока осилили только треть от общего объема. Мы объясняем людям, что не можем оказывать услуги, поскольку документы не приняты, а руководство ИРЦ говорит, что это уже не их проблема. Сейчас этот вопрос решается уже на областном уровне в отделе по делам архивов министерства культуры АО.
С начала года мы уже выдали 400 справок только по вопросу сведений о прописке. И все это – на плечах одного специалиста, который уже не успевает вести методическую работу, помимо которой он также исполняет запросы граждан и юридических лиц иной тематики (таких с начала года исполнено 100). Я как руководитель тоже стала делать эти справки, потому что сотрудники не справляются с таким объемом работы. Например, отдел внутренней миграции установил рекорд – они в одном запросе направили 118 фамилий! А запросы от данного отдела поступают в наш архив еженедельно.
С 1 января 2019 года к нам стали активно обращаться граждане за справками, подтверждающими перечисления в Госстрах из заработной платы. Что также является дополнительной нагрузкой на архивистов, ведь обращаясь в архив, граждане обычно не могут указать период, в котором данные перечисления проводились. Приходится архивистам поднимать горы документов (порой за 15 лет). Обидно, когда данный объем работы проделан впустую, а человек, которому нужна справка для выхода на пенсию, терпеливо ждет, ведь очередность в данном виде запросов единая.
- Сколько человек работает в архиве?
- С момента выделения нас в самостоятельную единицу штат сотрудников, конечно, вырос, а вот количество специалистов, работающих непосредственно с документами, осталось на прежнем уровне. Сейчас у нас три архивиста: два выполняют работу с учреждениями и гражданами по вопросам личного состава, и один специалист работает с источниками комплектования (организации, ежегодно передающие на хранение документы. - Прим. ред.), по вопросам делопроизводства, хранения и организации архивов, исполняет запросы тематического характера.

Алиса ВЫДРИНА.
Фото автора.